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Für jeden Bereich in einem Unternehmen existiert heute Software. Diese soll die Mitarbeiter im Arbeitsalltag unterstützen. Oft ist es jedoch so, dass die Software angeschafft wird und die Mitarbeiter nur eine einfache Einweisung bekommen. Anschließend wird erwartet, dass die neue Software zur Bewältigung des Arbeitsalltags von den Mitarbeitern eingesetzt wird. In den meisten aller Fälle ist dies jedoch nicht möglich da die Prozesse, die unterstützt oder sogar abgelöst werden sollten, im Vorfeld nicht hinreichend analysiert wurden.
Meistens kommt diese Analyse erst an zweiter Stelle und somit viel zu spät. Eigentliche sollte die Prozessanalyse vor dem Kauf der Software durchgeführt werden. Was dann folgt ist der Versuch der Benutzer die neue Software in ihren Arbeitsalltag einzubauen. Sehr oft führt das zu dem gegenteiligen Effekt den man eigentlich erreichen wollte. Die Anwender haben durch die Einbindung der neuen Software zusätzlichen Aufwand statt Entlastung.
Eine gute Prozessanalyse hilft bei der Auswahl des richtigen Produkts. Einbeziehung aller Mitarbeiter führt zu Akzeptanz bei gleichzeitigem Knowhow Aufbau und der Möglichkeit eines „weichen“ Integrationsprozesses. Ein großer Teil an Schulungs-maßnahmen kann eingespart werden, da alle sich bereits beim Auswahlprozess mit dem Produkt beschäftigen und es gedanklich bereits in ihre Strukturen integrieren. Das spart Kosten und erhöht die Effektivität um ein vielfaches.
Fazit:
Eine gute Analyse und frühzeitige Einbindung aller verhindert viele unnötige Baustellen.